Vi värnar om din personliga integritet och vill att du ska vara trygg i hur vi hanterar dina personuppgifter. Personuppgifter är uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till dig som person. Den här informationen har till syfte att i enlighet med GDPR ge dig en övergripande information om bland annat vilka uppgifter som vi hämtar och varför, hur vi använder dem och vilka rättigheter du har.
KPA Pensionsservice AB med särskilt företagsnamn Pensionsvalet ingår i koncernen KPA Pension som bedriver försäkringsverksamhet som i stor utsträckning är reglerad i lag och står under Finansinspektionens tillsyn. Denna information syftar till att förklara hur vi behandlar personuppgifter.
Informationen gäller dig som är kund hos oss, antingen som individ eller arbetsgivare. Även dig som berörs av våra tjänster, besöker våra digitala kanaler eller på annat sätt kommer i kontakt med oss.
Det är viktigt att du läser och förstår denna information innan du använder våra tjänster. Om du har några frågor kring hur dina personuppgifter behandlas, kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna som du finner nedan under avsnitt kontaktuppgifter.
Ansvarig för personuppgiftsbehandlingen
KPA Pensionsservice AB med särskilt företagsnamn Pensionsvalet, org.nr 556569-1077, är personuppgiftsansvarig när det gäller administration som avser kollektivavtalet PA-KFS samt kooperativa tjänstepensioner.
Dessa kollektivavtal om pensioner är upphandlade av de centrala arbetsmarknadsparterna och de har i kollektivavtalet pekat ut Pensionsvalet som administratör. I dessa fall är det Pensionsvalet som, enligt de förutsättningar som gäller dessa kollektivavtal, bestämmer ändamål och medel för behandling av de personuppgifter som arbetsgivarna har lämnat till oss. Inga instruktioner lämnas och ingen styrning sker genom avtal med respektive arbetsgivare. Pensionsvalet är därför den som bestämmer ändamål och medel för behandlingen enligt förordningens bestämmelser och är därmed personuppgiftsansvarig.
Varför behandlar vi dina personuppgifter och vilken laglig grund stödjer vi oss på?
Dina personuppgifter är viktiga att behandla för att vi ska kunna uppfylla vårt åtagande till dig som kund, exempelvis behandlar vi personuppgifter för att beräkna och förmedla premier till det försäkringsbolag du har valt och när vi ombesörjer distribution av ditt värdebesked. Vår lagliga grund för dessa behandlingar är att förbereda och fullgöra avtal och fullgöra rättsliga förpliktelser. Vi behöver också behandla uppgifterna när vi är skyldiga att göra det för att vi har rättsliga förpliktelser eller undantagsvis för känsliga personuppgifter, för att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk samt för att vår behandling är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra de skyldigheter som vi har i egenskap av försäkringsbolag inom områdena social trygghet och socialt skydd.
Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål.
Vilka kategorier av personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter vi behandlar kan delas in i följande kategorier:
Dina personuppgifter behandlas med sekretess, i enlighet med våra etiska regler. Vi har också vissa skyldigheter enligt lag att upprätthålla sekretess, exempelvis får vi enligt lag inte lämna ut uppgift till någon om att hen är förmånstagare.
Varifrån inhämtar vi personuppgifter?
Uppgifter hämtas in från dig, men också från externa källor, exempelvis från:
Gemensam behandling av personuppgifter
Bolagen i koncernen KPA Pension har ett gemensamt ansvar för behandling av din adress och dina kontaktuppgifter samt ansvar för behandling av enkla och grundläggande uppgifter om dig, din tjänstepension och ersättningar bland annat för att möjliggöra behandling av efterlevandeskydd.
Vem kan vi lämna ut personuppgifter till?
För att kunna leverera våra försäkringar och tillhörande tjänster och för att följa lagar och regler, behöver vi ibland dela dina personuppgifter med andra, exempelvis andra tjänstepensionsbolag eller med myndigheter. Vidare anlitar vi underleverantörer inom olika områden, exempelvis leverantörer av IT-tjänster.
Vi kan därför dela personuppgifter om dig med bland annat:
Cookies
För att kunna leverera våra tjänster med högsta möjliga kvalitet använder vi oss av cookies och liknande tekniska lagringsmedel på webbplatsen. En cookie är en textfil som sparas på din enhet.
Läs mer om vilka cookies vi använder och hur du kan stänga av dem
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Kravet att spara uppgifter kan skilja beroende på produkt och ärendetyp. Vi måste alltid bevara information, inklusive personuppgifter, så länge som det är nödvändigt med anledning av de avtal, lagar och regler som gäller för försäkringsverksamheten. Vi måste också bevara personuppgifter bland annat med anledning av lagstiftning om exempelvis bokföring, försäkringsdistribution, preskriptionsregler och lagstiftning om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.
Överföringar av personuppgifter
Vi lagrar och behandlar i huvudsakligen dina personuppgifter inom EU/EES. I begränsad utsträckning anlitar vi leverantörer som finns utanför EU/EES (s.k. "tredje land"). Dessa kan ibland ha åtkomst till de personuppgifter som lagras inom EU/EES, varför vi då säkrar att personuppgifterna skyddas på ett korrekt sätt och enligt de skyddskrav som gäller enligt GDPR. Bland annat tecknar vi avtal, som innefattar EU-kommissionens standardavtalsklausuler med den leverantör som befinner sig utanför EU/EES.
Dina rättigheter och klagomål
Du har enligt GDPR ett antal rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Nedan följer information om de rättigheter du har. Om du vill utöva någon av dina rättigheter ska du kontakta vår kundservice, läs mer i avsnitt 12.
Vi ska informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter. Du har också rätt att begära en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och få ett så kallat registerutdrag över de behandlingar som genomförs. En begäran om registerutdrag kan ske antingen genom en skriftlig begäran eller genom att kontakta vår kundservice på 020-65 01 11. Vi kommer att besvara dina önskemål inom en månad. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål i tid, kommer vi att lämna ett motiverat besked till dig. Registerutdraget kommer att sändas till din folkbokföringsadress.
Om du ser att en personuppgift som vi har om dig är felaktig, har du rätt att begära att få denna rättad. Förutsatt att det är möjligt kommer vi att underrätta de parter som vi lämnat ut informationen till om att en rättelse skett. Vi kommer även, om du så begär, att informera dig om vilka parter vi lämnat rättelsen till.
Du har enligt GDPR i viss utsträckning rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter. Notera att vi i allra flesta fall grundar vår behandling av personuppgifter på avtal om försäkring och att vi inte kan radera sådan information som vi har om dig som vi behöver för att uppfylla eller bevisa vårt avtal eller sådan information vi måste bevara enligt lag.
Du har enligt GDPR rätt att göra invändningar mot sådana behandlingar av dina personuppgifter som vi utför med stöd av vårt berättigade intresse.
Du har enligt GDPR rätt att begära att behandling av dina personuppgifter ska begränsas om vissa förutsättningar är uppfyllda.
Du har rätt att begära att få ut personuppgifter om dig som du tillhandahållit oss, i ett strukturerat och allmänt använt format ("dataportabilitet"). Rätten till dataportabilitet gäller i de fall då vår behandling sker med stöd av ditt samtycke eller om en behandling behövs för att vi ska kunna tillhandahålla produkter och tjänster till dig enligt avtal.
Om vi skulle ha baserat vår behandling av personuppgifter på ditt uttryckliga samtycke, har du rätt att närsomhelst återkalla ditt samtycke. Ett återkallande av ditt samtycke påverkar dock inte lagligheten av de behandlingar som genomförts med stöd av samtycket innan återkallandet genomfördes.
Om vi utför ytterligare behandlingar av dina personuppgifter för ett annat syfte än för vilket de samlades in, kommer vi informera dig om detta innan den nya behandlingen genomförs.
Om du har klagomål på vår personuppgiftsbehandling, kanske för att du anser att din information inte behandlas korrekt, bör du anmäla det till oss. Du har även rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.
Kontaktuppgifter
Om du vill utnyttja dina rättigheter eller har frågor om hanteringen av dina uppgifter kan du kontakta vår kundservice på telefonnummer 020-65 01 11.
Vill du ha registerutdrag? Kontakta vår kundservice eller skicka en skriftlig begäran med post till:
KPA Pension
Box 735
851 21 Sundsvall
KPA Pensions dataskyddsombud har till uppgift att kontrollera att Pensionsvalet behandlar personuppgifter i enlighet med lagar och regler. Om du har synpunkter som du vill att dataskyddsombudet får kännedom om så kan du kontakta vårt dataskyddsombud på dataskyddsombud@kpa.se eller via vanlig post på Dataskyddsombudet, KPA, 106 85 Stockholm, om det är information som du vill sända skyddat.