Personuppgifter är sådana uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till dig som kund. Vi värnar om din personliga integritet och vill att du ska vara trygg i hur vi hanterar dina uppgifter. Du ska veta vilka uppgifter som vi inhämtar och varför, hur vi använder dem och vilka rättigheter du har.
Det är General Data Protection Regulation (GDPR) – EU:s Dataskyddsförordning som reglerar hur personuppgifter ska hanteras. I jämförelse med den tidigare svenska Personuppgiftslagen (PuL) är skyddet och rättigheterna starkare för de personer som är registrerade, samtidigt som skyldigheterna är större för de bolag som hanterar personuppgifter. För Pensionsvalet gäller GDPR tillsammans med övrig relevant lagstiftning som reglerar vår verksamhet och marknadsföring.
Ansvarig för personuppgiftsbehandlingen
Ansvarig för personuppgiftsbehandlingen är KPA Pensionsservice AB med bifirma Pensionsvalet, organisationsnummer 556569-1077.
KPA Pensionsservice hanterar personuppgifter som förvaltande och administrativ partner till arbetsgivare och arbetsmarknadens parter. Om du omfattas av tjänstepension inom kollektivavtalsområdet PA-KFS så är KPA Pensionsservice och dess valcentral Pensionsvalet personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som sker för pensionsadministrationen enligt kollektivavtalet. Pensionsvalet har också visst personuppgiftsansvar när det gäller kooperativa tjänstepensioner.
Vilka personuppgifter hanterar Pensionsvalet?
Vi inhämtar de personuppgifter som är nödvändiga för vår verksamhet, till exempel uppgift om ditt namn och din adress eller nuvarande och tidigare arbetsgivare.
Dina personuppgifter är viktiga att behandla för att vi ska kunna uppfylla vårt åtagande till dig som kund. Vilka uppgifter vi inhämtar beror på vilken tjänst vi avtalar om. Vi inhämtar också personuppgifter från offentliga källor.
Vi kan inhämta information om hur du använder våra hemsidor genom så kallade cookies. Läs mer om hur vi använder cookies
För vilka syften behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster på ett tryggt och säkert sätt. Därför behöver vi exempelvis behandla uppgift om ditt personnummer så att vi säkert kan identifiera dig.
Vi behandlar dina personuppgifter för att:
Pensionsvalet behandlar huvudsakligen dina personuppgifter för kunna uppfylla de åtaganden vi har enligt det avtal vi ingått. Vi behöver också behandla uppgifterna när vi är skyldiga att göra det enligt lag, för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga krav eller när vi har ett berättigat intresse av att hantera dina uppgifter.
Dina uppgifter sparas olika lång tid beroende på vad de ska användas till eller om det finns lagar som kräver att vi måste spara dem en viss tid. Vi behöver alltid spara uppgifterna så länge som det är nödvändigt för bevisning om vårt avtal med dig.
Vi behöver dina personuppgifter för att vi ska kunna identifiera dig och dina uppgifter och för att kunna säkerställa att du är den du utger dig för att vara när du kommunicerar med oss. När du kontaktar oss kan vi till exempel fråga dig om personnummer och kontaktuppgifter. Behandlingen är nödvändig för att kunna ingå och fullgöra avtal. Uppgifterna sparas så länge vi behöver detta för uppfylla våra åtaganden.
När du omfattas av ett avtal behöver vi vissa uppgifter för att kunna uppfylla de skyldigheter vi har mot dig som kund.
Dina adressuppgifter och enkla grundläggande uppgifter om ditt avtal. Där sker bland annat automatisk adressuppdatering samt samordning av utskick till dig.
Uppgifter vi kan behöva:
Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtal, uppfylla rättsliga åtaganden och kunna fastställa och försvara rättsliga anspråk.
Behandlingen är nödvändig för att kunna ingå och fullgöra avtal. Uppgifterna sparas så länge vi behöver detta för uppfylla våra åtaganden.
Vissa personuppgifter måste vi samla in och redovisa enligt gällande lagstiftning och myndighetskrav. Till exempel måste vi göra nedanstående:
Uppgifter vi kan behöva:
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser.
Uppgifterna sparas enligt gällande preskriptionsregler.
Så här länge sparar vi personuppgifter
Vi hanterar dina personuppgifter så länge vi har ett giltigt avtal eller ett pågående ärende där vi behöver uppgifterna. Ibland kan vi dock behöva spara en del uppgifter längre beroende på krav om preskription och möjligheter till omprövning i olika avtal, lagar och förordningar.
Kravet att spara uppgifter kan skilja beroende på produkt och ärendetyp. Vissa uppgifter kommer vi även att spara för att använda i vår statistik. Dessa uppgifter anonymiseras i första hand eller, där det inte är möjligt, enbart görs tillgängliga för ett fåtal medarbetare.
Uppgifterna sparas så länge vi behöver detta för uppfylla våra åtaganden eller gällande preskriptionsregler.
Varje IT-system har fastställda regler och rutiner för att ta bort de personuppgifter som vi inte längre har laglig grund att behålla.
Dina rättigheter
Du har rätt att få veta om dina uppgifter behandlas av Pensionsvalet och få ett utdrag om detta (registerutdrag). I det fall det är din arbetsgivare eller före detta arbetsgivare som är Personuppgiftsansvarig vänder du dig dit för att be om utdrag för de uppgifter som Pensionsvalet administrerar på arbetsgivarens uppdrag. Du har även rätt att få uppgifter som är felaktiga rättade eller raderade i vissa fall. Du kan även begära att hanteringen begränsas eller invända mot hanteringen av dina uppgifter samt begära att de uppgifter du själv har lämnat till oss flyttas till någon annan, så kallade dataportabilitet. Om du anser att vi hanterat dina uppgifter fel, kan du klaga hos oss eller till ansvarig tillsynsmyndighet - Datainspektionen.
Du har rätt att:
Personuppgifter som vi delar med andra parter
För att kunna leverera våra tjänster och för att följa lagar och regler, behöver vi ibland dela dina uppgifter med andra försäkringsbolag eller med myndigheter samt när det krävs enligt lag eller juridisk process. Vi ansvarar för och ställer samma krav på sekretess och säkerhet på våra underleverantörer som när vi själva behandlar dina uppgifter.
Vi kan komma att dela uppgifter om dig till relevanta myndigheter på begäran.
Om dina uppgifter överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Så här skyddar vi dina personuppgifter
För oss är skyddet av dina personuppgifter viktigt och en del i vårt dagliga arbete.
Vi skyddar viktig information med hjälp av ett ledningssystem för informationssäkerhet. I vårt säkerhetsarbete utbildar vi våra medarbetare i proaktivt tänkande, säkerhetsmedvetet agerande och att från början bygga in skydd av personuppgifter. Våra processer, IT-system och infrastruktur utformar vi så att säkerhetsrisker hanteras och att du kan känna dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter.
Bland annat följer vi grundläggande principer för att minska risken
Kontakta oss
Om du vill utnyttja dina rättigheter eller har frågor om hanteringen av dina uppgifter kan du kontakta oss via vår kundservice på 020-65 01 11.
Vill du ha registerutdrag? Skicka en skriftlig begäran med post till:
Registerutdrag Pensionsvalet
106 85 Stockholm
Dataskyddsombud
Pensionsvalets dataskyddsombud har till uppgift att kontrollera att Pensionsvalet behandlar personuppgifter i enlighet med lagar och regler. Om du har synpunkter som du vill att Dataskyddsombudet får kännedom om så kan du kontakta vårt dataskyddsombud på dataskyddsombud@pensionsvalet.se